Опись передачи документов

Передаем дела в архив по всем правилам Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных опись передачи документов. Надо только как следует изучить их и начать использовать. В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры. Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее заполнения. В опись передачи документов о номенклатуре дел мы уже писали, каковы различия между грудой бумаг непонятного назначенияи архивом. Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах. Понятно, что как только организация создает свой архив, сразу же появляется много желающих сдать туда старые документы, освободив место на полках и в шкафах. При этом никто не знает, как это нужно делать. Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы. Работники же заниматься оформлением не желают. Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива—Основныеправила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06. В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании. Речь идет о номенклатуре дел, положении об архиве, правилах передачи дел в архив и других документах. Как грамотно осуществить сдачу документов в архив организации подробно приведено в п. Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, опись передачи документов документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в опись передачи документов. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел опись передачи документов соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным опись передачи документовв присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. Опись передачи документов конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются опись передачи документов картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Какой сотрудник должен готовить документы ко сдаче в архив? Итак, подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в структурном подразделении организации. Работник архива, может быт, и умеет более ловко сшить документы, но он не разбирается во всех тонкостях процессов, которые осуществляет каждый отдел. В одно дело может войти и рабочая опись передачи документов и копии приказов и договоров и многие другие документы, относящиеся к одной и той же производственной задаче. Архивариус этого не знает, потому к формированию дел и привлекаются те, кто эти дела создает. Что мы сдаем в архив? По нормативным документам мы должны сдавать в архив дела: — имеющие временный свыше 10 лет срок хранения, — с постоянным сроком хранения, — дела по личному составу. Часто, если это требуется в организации, в этот список вносятся и дела, имеющие временный срок хранения — до 10 лет. Многие отделы стремятся сдать в архив дела, имеющие пятилетний срок хранения. Это не запрещено, но должно быть указано в нормативном документе компании. Каковы сроки сдачи документов в архив? Опись передачи документов начале календарного года сотрудник архива или ответственный за архив составляет график сдачи документов. Этот график проходит ряд согласований с руководителями отделов, секторов и других структурных подразделений, а после этого утверждается директором. Приведем пример: Лучше не указывать в таком графике конкретную дату сдачи. В этот день отдел может быть занят каким-то срочным заданием, и график будет нарушен. Поэтому мы рекомендуем вам указывать временные интервалы и стараться их расставлять так, чтобы не было пересечения. Как подготовить дела к сдаче? Как уже говорилось выше, в архив нужно сдавать сформированные дела, а не отдельно документы. Опись передачи документов дел осуществляется в соответствии с номенклатурой, утвержденной на предприятии. Если номенклатура не подразумевает что-либо, это можно внести в нее «от руки». Существует два варианта того, как дела сдаются в архив: Дела могут быть переданы уже сформированными. Это будут дела с картонными обложками и соответствующими надписями на корешках и обложках. Дела формируются сотрудниками организации. Ответственный за архив проверяет, чтобы все было оформлено по правилам и после его проверки производится сшивание дела. Сформированные деламогут сдаваться в папках-регистраторах. Такой вариант применяется в том случае, когда перед тем, как поставить дела на хранение, необходимо снять копии документов или отсканировать их для создания архива он-лайн. Ответственный за хранение организует сканирование и затем переплетает и снабжает дела надписями сам. В первом случае возникает много вопросов, т. Архив должен оказывать помощь подразделениям. Дела принимаются в архивпо описи. В ней перечисляются все передаваемые единицы хранения и стоят подписи сдающей и принимающей стороны. Это необходимо для того, чтобы потом документ попросту не потерялся. Как правило, на предприятии есть разработанные формы описи на сдачу документов в архив для временного хранения на срок более опись передачи документов лет, для постоянного хранения или для хранения документов по личному составу. Эту форму можно создать и для сдачи дел временного хранения сроком до 10 лет. Самое главное в опись передачи документов вопросе — точно знать, кто, когда, что и куда сдал. А как правильно подшить входящие документы. Можно убирать конверты и нужно ли на прошнуровано и пронумеровано ставить печать в подшитой опись передачи документов Евгения Кожанова Здравствуйте, Инна. Входящие документы прокалываются дыроколом и подшиваются в папку в удобном вам порядке. Кто-то подшивает отдельно входящие исходящие, кто-то формирует переписку запрос+ответ. Лично я предпочитаю второй вариант. Когда закончится делопроизводственный год, папки отправляются на оперативное хранение в соответствии с номенклатурой дел. Если письмо поступает с конвертом, то конверт удаляется. Исключение — если адрес отправителя написан только на конверте и не содержится в письме. При формировании тома эти конверты либо убирают и хранят отдельно столько же, сколько и письмо, либо оставляют в томе, но без скрепок. Ставить печать на «прошнуровано, пронумеровано», если вы будете хранить дело в организации, не нужно. Пришла работать в организацию, где с 2008 г. Бухгалтерия подготовила документы, некоторые из них подлежат уничтожению, какие-то они должны передать мне на хранение. Опыта работы с архивом — к сожалению, нет, но желание научиться — присутствует. Буду рада вашей подсказке. Евгения Кожанова Здравствуйте, Марина! Уничтожить всегда успеете Пока надо постепенно принимать документы в архив. Заранее определитесь, сколько у вас места для этого и вперед. Одновременно нужно создать экспертную архивную комиссию в организации. Это она принимает окончательное решение о выделении к опись передачи документов каких-либо документов, и только на основании этого решения можно уничтожать. Рекомендую также написать «Правила передачи документов в архив» и закрепить их на уровне локального нормативного акта, т. Опись передачи документов вас просто завалят макулатурой. Принятые документы надо разделить на те, которые хранятся до 10 лет и больше 10 лет и работать с ними в соответствии с Основными правилами. Рекомендую найти книгу Кудряковой «Архив с нуля». Отличное пособие для начинающих, единственное — составлена по законодательству Белоруссии, т. Вы мне очень помогаете я только начинаю работать и по этому спрашивать приходится элементарные вещи на работе к сожалению подсказать не кому Евгения, благодарю за быстрый и подробный ответ. У нас создана ЭК, есть Положение «О постоянно действующей экспертной комиссии», утвержденное в опись передачи документов г. Есть номенклатуры 2009, 2010, 2011 опись передачи документов. Пришла работать я в августе 2012. На 2012 год номенклатуры нет. Я создала её на 2013. Теперь вопрос, у нас сменилось название, значит по логике я должна переиздать Положение об ЭК?! Далее…Места для хранения документов — нет. Каждый опись передачи документов в своих шкафах. Ну и описей дел, сданных в архив — нет. То есть дела просто не сдавались. Где можно найти образец и что делать?! Пытаюсь выстроить алгоритм действий, чтобы шаг за шагом привести всё в порядок. Полгода после приема на работу восстанавливала письма, исх. Евгения Кожанова По поводу названия — да, опись передачи документов заменить положение. А все сопровождающие ваши действия документы есть в Основных правилах работы архивов организаций: и описи, и заверительные надписи, и все остальное. Скажите пожалуйста, как сдать в архив клиентские дела? Как отдельные папки по каждым клиентам, либо всех клиентов в одну «кучу». Не могли бы Вы объяснить эту процедуру «пакования»? Евгения Кожанова Добрый опись передачи документов, Галина! Как будут сформированы дела, опись передачи документов от вашей номенклатуры дел. Если там есть дело «Переписка с клиентами» — тогда все вместе, если несколько дел «Переписка с ООО А», «Переписка с ООО Б» и т. Я обычно разделяю по контрагентам, даже если дело одно, но это необязательно, просто лично мне так удобнее потом искать документы. Процедура пакования совсем не сложная, но, чтобы провести ее правильно, надо еще раз посмотреть в номенклатуру. На этот раз интересует срок хранения. Дела временного до 10 лет хранения допускается опись передачи документов просто подшитыми в папки. А если срок больше 10 лет, то нужно формировать тома, нумеровать страницы, делать картонную обложку и прошивать. Галина К сожалению у нас нет номенклатуры. Мы хотели сдать в архив личные дела клиентов т. Каждый клиент в отдельном скоросшивателе, папке. Объем папок по каждому клиенту разный, есть большие, есть только пару бумажек. Хотелось уточнить, как их передать в архив, в плане того каждого клиента подшивать отдельно в твердую обложку, делать опись или по алфавиту подшить этих клиентов как они и стоят на полке. Просто новый человек в этом деле. А до меня этим никто не занимался. Сейчас все шкафы переполнены и некуда ставить новые клиентские папки. Евгения Кожанова Насколько я понимаю, вы просто хотите отправить папки опись передачи документов хранение внутри своей компании? Просто поместить их в отдельное хранилище, опись передачи документов не путались под руками. Рекомендации ниже как раз для этого случая. То, что принято называть «делом» у вас уже есть, и это очень хорошо, 90% работы уже сделано. При отправке этих дел на хранение исходите из своих нужд. Желательно хотя бы примерно прикинуть, как часто вы будете обращаться к этим документам, а если будете, то нужны ли вам оригиналы или же хватит и копии. Описи я бы сделала, причем хранила бы их у себя в компьютере, чтобы, если понадобится документ, сразу узнать, где он находится. Если для работы достаточно копий, то сделать сканы документов по делам и тоже сохранить опись передачи документов себя. Можно даже в файле описи сразу же прикрепить гиперссылку на скан-копию к наименованию документа. Расшивать папки, наверное, не стоит. Их объем опись передачи документов играет никакой опись передачи документов. Разместите их по алфавиту или в другом порядке, в котором вам будет удобно ориентироваться. Главное, что один клиент — одна папка. Наша организация не сдает дела в муниципальный архив, а хранит у себя. Через сколько лет составляется годовая опись постоянного хранения? Можно опись передачи документов годовую опись дел постоянного хранения сразу за несколько прошлых лет, а не за каждый год отдельно? Например, «Опись дел постоянного хранения за 2002 — 2012 гг»? Если так, то получается, что десять лет опись не составляем? Не будет это нарушением? Евгения Кожанова Добрый день, Валентина! Опись можно сделать одну за несколько лет, разделив опись передачи документов несколько разделов по годам. Если не сдаетесь в госахив, можно вести ее постоянно, каждый год добавляя опись передачи документов разделу. Дела в архив организации формируются в структурных подразделениях. При приеме дел в архив организации от подразделений формируем сдаточную опись. Я так поняла, что при приеме документов сдаточная опись оформляется отдельно по каждому подразделению, которое сдает документы? Тогда вопрос такой: как прописывать в нее принимаемые документы? Сначала все принимаемые документы за 2010 год, затем все документы за след. Или это не обязательно, прописывать по факту сдачи? Заранее спасибо за ответ. Евгения Кожанова Здравствуйте, Марина! Сдаточную опись готовит подразделение, которое сдает документы, в двух экземплярах. Я опись передачи документов делать на каждый год отдельную опись. При сдаче вы проверяете сдаваемые документы и расписываетесь в обоих экземплярах. Один опись передачи документов у вас, другой забирает подразделение. Прошу уточнить Лист-заверитель, Внутренняя опись — данные документы оформляются на обычных листах формата А-4 или на внутреннем бланке организации? Так как это документы входят в том, на котором опись передачи документов есть все необходимые реквизиты, дублировать их на бланках не нужно. Тогда еще один вопрос: разрешено ли архивировать сшивать дело постоянного срока хранения за несколько лет в одном томе. Например, за 2007-2010 гг. Объясняю: приказы по осн. Не хочется делать одну такую тонкую папку. Картон есть, но опись передачи документов для них коленкора, а отдельно готовую спец. Заранее признательна за ответ. Евгения Кожанова Добрый день! Мне очень нужна помощь. Необходимо выстроить алгоритм действий специалиста в архиве организации при передаче ценных опись передачи документов на хранение. Заранее спасибо Евгения Кожанова Здравствуйте, Елена! Что имеется в виду под ценными документами? Конфиденциальные или просто важные? Елена Евгения, если быть точнее, то конфиденциальные Евгения Кожанова Елена, алгоритм такой же, как и при передаче обычных документов. Подробнее — «Основные правила работы архивов организаций» одобрены решением Коллегии Росархива от 06. Архивариус должен иметь разрешение на работу с конфиденциальной информацией, а помещение, в котором хранятся документы КД — быть отдельным и хорошо запираемым. В крайнем случае это может быть сейф или железный шкаф. Стороны друг к другу претензий не имеют. Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон. Евгения Кожанова Добрый день, Ирек! Форма акта о передаче документов на государственное хранение приведена в Приложении 30 к Правилам организации хранения, опись передачи документов, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утвержден Приказом Минкультуры России опись передачи документов 31. Чем ближе ваш акт к этой форме, тем лучше. Скачать Правила можно здесь Анна Здравствуйте! Ситуация следующая — взяли в крупную компанию на должность архивариуса, нужного опыта в данной сфере, к сожалению, нет. Читаю много информации, глаза разбегаются, не знаю с чего начать, как построить свой план действий. Номенклатура отсутствует, документы скопившиеся за более чем 70 лет в беспорядке разбросаны по коробкам в папках. Некоторые подшиты, но, как я поняла, их тоже нужно будет переподшивать. Очень прошу подсказать как действовать в этом случае, от меня ждут скорейших результатов. Евгения Кожанова Здравствуйте, Анна! Вопрос очень объемный, в двух словах на него ответить невозможно. Читайте одновременно Основные правила работы архивов организаций и Правила работы архивов 2015 года вот из этой статьи: Начать надо с составления номенклатуры см. Основные правиластатья И ничего не уничтожайте, пока точно не будете знать срок хранения каждого документа. Добавить комментарий Имя: обязательно E-mail: will not be published обязательно Сайт: Comment: Пожалуйста, включите JavaScript в Вашем обозревателе для того, чтобы оставить комментарий! Copyright © 2011-2016 Евгения Кожанова. Проект "Отличный секретарь - Работаем с документами правильно!

Смотрите также:
  1. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Написать комментарий

:D:-):(:o8O:?8):lol::x:P:oops::cry::evil::twisted::roll::wink::!::?::idea::arrow: